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Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, profitez du classification électronique. Mais, qu’est ce que le classification électronique ? Le classification électronique est un mécanisme de conservation de vos données personnelles ( photos, factures, éléments d’achat… ) sur un format numérique. Pour quelques euros tous les mois, vos données seront conservées sur un disque dur extérieur et accessible par internet. Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou une effraction est encore possible eCette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, une effraction ou d’autres circonstances peuvent vous faire perdre tous vos précieux documents. Il est ainsi plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site extérieur.
L’acte de naissance démontre légalement l’état civil d’une personne. c’est la raison pour laquelle une copie complète ou un levé de cet acte sont initiés pour de nombreuses démarches officielles comme un mariage, un divorce ou aussi une demande ou un renouvellement de papiers d’identité. A qui doit-on s’adresser pour demander un retiré d’acte de naissance ? Quelles sont les démarches pour l’obtenir ? L’acte de naissance est un document réponse écrite public dont la forme et le contenu sont définis par la loi et qui prouve la naissance d’une personne. Il est signé par un officier de l’état civil qui certifie sa légalité. Toute naissance doit en effet être déclarée dans les trois jours après l’accouchement auprès du représentant de l’état civil de la ville du lieu d’arrivée sur terre.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos papiers papiers, c’est toutefois plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se recentrent sur les documents dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur la taille personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : cependant, il s’agit d’un point concret pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le volume de papiers à garder diminue d’année en année !
Idéalement, il est conseillé de réaliser un archivage de certains documents au peu une fois tous les ans. Les dossiers archivés sont rangés rigoureusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il est préférable d’utiliser une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en détail : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, bleu pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de a à z ou par date ( chaque mois, et ensuite par année ). Cela permet de faire facilement la nuance entre les documents plus récents et plus anciens.
La première chose que tu peux s’y prendre pour assurer au mieux tes papiers, c’est limiter les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les emails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les documents utiles voire indispensables, tu peux choisir leur version numérique. Quand tu reçois tes documents de facturation, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à traiter. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour télécharger le document dans le bon dossier, je trouve ça plus aisé et rapide que de mettre en place des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au digital quand c’est possible. S’il y a des documents dont tu as besoin souvent, pense à en stocker une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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