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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à retenir. Comment les stocker et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les reuissir à garder pour les besoins futurs ? Comment être certain que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à prendre pour ne plus s’embêter mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement entreprendre, prenez quelques minutes de vous y préparer.
Un levé d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un cérémonie ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte de naissance peuvent être requises : soit une copie complète qui ajoute, en plus des informations nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou la possession de la nationalité française ; soit un retiré d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les composants concernant les parents ou pour terminer un retiré d’acte d’arrivée sur terre sans filiation qui rapporte seulement les infos de la personne concernée par l’acte.
tous ceux qui ont l’habitude de partir en voyage souvent ou de temps en temps savent que l’un des pires cauchemars envisagés est d’alterer ses papiers d’identité, ultimes sésames dans les destinations du monde entier. Pour se protéger contre cela, les plus prévoyants ont l’habitude de faire chauffer la photocopieuse avant le départ en voyage. Des copies glissées dans chacune des valises, dans le pardessus, le porte-feuille, etc. On est jamais trop prudent ! Les craintes continuent néanmoins présentes, et l’ingénieux système, faillible.
en cas d’ pile de documents administratifs qui ne servent plus, la tentation de tout jeter est très forte. Cependant, il est decisif de savoir que de très nombreux documents doivent être conservés durant un délai prévu par la loi. concrètement, on peut vous les demander à tout moment — et si vous les avez jetés, vous pouvez vous trouver dans une situation délicate. En fonction de la nature du document, le délai de conservation n’est pas le même.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas remiser en direct. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le remiser et ensuite disposer la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue fatiguant. Non, la solution, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( dans l’idéal à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les documents Administratifs dans Administratif, etc…Une fois chaque mois, videz la bannette en rangeant les papiers papiers là où ils doivent aller.
Au minimum, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous faites déjà un premier tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à prendre soin », soit dans la bannette « à ranger ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à côté d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre séance hebdomadaire, il ne reste plus qu’à prendre soin la première ( pile ) et à stocker la 2nd. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand domaine : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les enfants, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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